Excel ako nástroj na manažovanie zdieľaných parkovacích miest

V dnešnej post-covidovej dobe, ktorá je spojená so snahou zamestnávateľov o návrat svojich zamestnancov do kancelárií, riešia mnohé firmy ako tento návrat zamestnancom čo najviac zjednodušiť. Výsledkom sú rôzne hybridné formy práce, kedy sa počas týždňa práca z domu strieda s prácou v kancelárii. Ďalším motivujúcim faktorom môže byť poskytnutie parkovacích miest pre zamestnancov. Ako však zabezpečiť ich efektívne využitie, keď firma umožňuje aj prácu z domu? Riešení je množstvo.

Najjednoduchším asi bude klasické "ceruzka a papier", kedy sa zamestnanci zapisujú do zoznamu podľa dostupnosti parkovania. Avšak čo ak človek večer zistí, že zajtra nemôže prísť do práce? Parkovacie miesto zostane nevyužité a kolegovia, ktorí chceli prísť autom, nešťastní.

Existujú tiež sofistikované riešenia, ktoré môžu byť upravené podľa špecifických požiadaviek ktoréhokoľvek zamestnávateľa. Ich výhodou je dostupnosť kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Zamestnanec večer zistí, že zajtra nepríde do práce, tak svoju rezerváciu bez problémov v okamihu zruší. Riešenia tiež vedia sledovať ako často nastávajú zmeny v rezerváciách, kedy zmeny nastávajú, prípadne kto robí zmeny najčastejšie. Tieto informácie vedia pomôcť pri prípadnej úprave pravidiel rezervovania parkovania.

Riešením, ktoré je niekde medzi vyššie spomenutými prístupmi, môže byť použitie Excelu. Samozrejme vytvorenie je trochu náročnejšie ako položenie ceruzky a papiere na stôl niekde v kancelárii, avšak ponúka aspoň niektoré zaujímavé vlastnosti, ktoré môžu zamestnancom celý proces zjednodušiť. Základom je, že umiestnením na zdieľané miesto (sharepoint, zdieľaný disk) je zamestnancom v podstate dostupný kedykoľvek. Odbúrame tým "mrhanie" parkovacích miest, ktoré vyplýva z toho, že niekto zruší svoju rezerváciu, ale kolegovia už nemajú šancu sa o tom dozvedieť. Toto však ani zďaleka nie je jediná užitočná vlastnosť vyplývajúca z použitia Excelu. Ten ponúka množstvo funkcií, ktoré môžu pomôcť celý proces zefektívniť. Niektoré z nich si spomenieme.

1. Dropdown list Aby sme zamestnancom zjednodušili výber svojho mena ddo príslušného poľa, je možné použiť tzv. dropdown list, ktorý jednoduchým kliknutím na šípku vyhovuje zoznam všetkých zamestnancov a jednoduchým výberom akéhokoľvek mena sa toto zapíše do poľa. Samozrejme zoznam je možné jednoducho dopĺňať alebo skracovať.

2. Automatické sledovanie stanovených metrík Použitím vzorcov je možné počítať rôzne matriky. Napr. ak povieme, že každý zamestnanec môže mesačne využiť zdieľané parkovacie miesto desaťkrát za mesiac, dostupný počet zostávajúcich parkovaní v mesiaci jednoducho dopočítame z využitých parkovaní. Samozrejme ponuka funkcií je dostatočne široká na to, aby pokryla väčšinu definovaných výpočtov.

3. Grafy Pre lepšiu predstavivosť vývoja rôznych metrík je často užitočné využiť rôzne typy grafov, ktoré Excel ponúka. Ponúkaná škála je naozaj široká, takže pre akékoľvek zobrazenie sa určite nájde vhodný grafy. Samozrejme každý graf je možné prispôsobiť každému presne podľa jeho chuti. Možnosti sú takmer nekonečné.

Zaujal Vás tento príklad pre využitie Excelu? V prípade akýchkoľvek otázok alebo požiadaviek nás neváhajte kontaktovať.